La Réglementation

Vous avez rendu votre reco avec le budget y afférant et la société auprès de laquelle vous avez fait la présentation vous confirme qu’elle a décidé de vous confier l’organisation de son événement programmé plusieurs mois plus tard. Vous travaillez plusieurs semaines voire plusieurs mois sur cette organisation. Votre client vous fait part d’une difficulté en interne qui l’oblige à reporter ou annuler son événement et considère que seule une indemnisation d’une partie de vos honoraires pourrait être envisagée.

Afin d’éviter de supporter le risque financier d’une telle situation, il convient d’aménager les conséquences financières de l’annulation et/ou du report et notamment les honoraires et autres sommes dues à l’agence et en outre les sommes dues aux tiers.

A défaut, il conviendra de résoudre à l’amiable les conséquences financières de la décision de votre client voire d’obtenir une décision judiciaire à défaut de tout accord. 

Conformément à l’article 1218 du Code civil, l’événement empêchant l’exécution du contrat doit respecter trois critères pour être qualifié de force majeure, savoir :

• échapper au contrôle,
• être imprévisible lors de la conclusion du contrat,
• être irrésistible.

Il est suggéré d’aménager tant le périmètre que les conséquences financières de la force majeure. En l’absence de tout contrat ou clause relative à la force majeure, les conséquences financières peuvent être fort préjudiciables pour les agences.

Ne prévoir aucun contrat ou aucun écrit sur les conséquences financières attachées à la force majeure revient, à défaut d’accord amiable avec votre client, à laisser un juge trancher le différend.

Les parties ont l’obligation de négocier les contrats de bonne foi. Il s’agit d’une obligation d’ordre public (article 1112 du Code civil).

L’obligation de bonne foi comprend :

• la confidentialité des négociations (article 1112-2 du Code civil) ;
• la transmission des informations dont l’importance serait déterminante pour le consentement de l’autre partie (article 1112-1 du Code civil).

La violation de l’obligation de négocier de bonne foi entraîne pour son auteur l’obligation de réparer le préjudice en résultant.

Conformément à l’article 9 du Code civil, la jurisprudence considère que « toute personne a sur son image et l’utilisation qui en est faite un droit exclusif et peut s’opposer à sa diffusion sans son autorisation ».

Une photographie étant également une donnée personnelle au sens du Règlement général sur la protection des données sur le traitement des données à caractère personnel (RGPD), la personne photographiée doit consentir non seulement à l’exploitation de sa photographie mais également au traitement de celle-ci.

Il est dès lors primordial de s’assurer que les personnes photographiées lors d’un événement ont signé une autorisation de cession de droit à l’image.

En tant qu’agence d’événementiel, vous traitez et collectez des données personnelles.

Sur le territoire de l’Union européenne, ce traitement est encadré par le Règlement Général de Protection des Données Personnelles dit RGPD en date du 27 avril 2016.

Ces données sont entendues dans un sens large : il s’agit des informations se rapportant à des personnes physiques identifiées ou identifiables. Une personne identifiable est une personne identifiée grâce à des informations directes (nom ou prénom) ou indirectes (numéro de téléphone, identifiant client etc.).

Le traitement de ces données est l’opération ou l’ensemble d’opérations portant sur ces données. Il s’agit en pratique de la collecte, de l’enregistrement ou encore de l’utilisation d’informations. Ce traitement doit avoir un objectif légal et légitime.

Tout organisme peu importe sa taille, son activité et son pays d’implantation est concerné. Les sous-traitants agissant pour le compte d’autres organismes sont également concernés.