* Sensibilité́ pour l’éco-responsabilité

eko est l’agence événementielle éco-responsable pionnière et référente sur le marché.

Créée en 2007, eko est la première agence à imaginer des événements éco-responsables, avec une offre organisée autour de 4 pôles :

eko Events : événements éco-responsables (présentiel, hybride et digital), activation opérationnelle de stratégie RSE

eko Design : stands éco-conçus, aménagement d’espaces et showrooms
eko Sports : événements sportifs éco-conçus, conseil en organisation éco-responsable eko Content : brand content RSE, recyclage de contenus, vidéos/podcasts / web TV

Afin d’accompagner la forte croissance de l’agence, nous recherchons un(e) Office Manager aguerri(e) et dynamique pour rejoindre notre joyeuse équipe.

En tant qu’Office Manager, vous serez notre «couteau suisse», à même de gérer les tâches administratives, comptables, juridiques, RH, ainsi que tout ce qui touche à la vie de l’agence.

Véritable interface entre l’équipe et nos interlocuteurs extérieurs (clients, fournisseurs, partenaires…), vous jouerez également un rôle important dans l’animation et la communication interne de l’agence. Une certaine aisance relationnelle nous semble donc indispensable.
Enfin, vous évoluerez dans une entreprise parmi les plus engagées du secteur de la communication. Si vous êtes sensible à ces sujets, ce poste est fait pour vous !

MISSIONS

Gestion administrative et financière

• Assister notre cabinet de comptable externalisé dans le traitement des pièces comptables : compte de résultat, actif/passif, enregistrement d’une écriture, amortissements, BFR…
• Gérer et superviser la trésorerie de l’agence.
• Assurer la facturation client et le suivi du recouvrement des créances commerciales.
• Superviser notre outil de paiement des prestataires et des fournisseurs (Libéo).
• Organiser, réaliser, mettre en œuvre le contrôle de gestion analytique.
• Participer à l’élaboration et la présentation du budget annuel.
• Conduire la gestion des frais généraux de l’entreprise.
• Assurer la déclaration de TVA mensuelle.
• Assurer la liaison avec les intervenants des domaines : banques, assurances, services sociaux, fiscaux, impôts.
• Participer à des projets d’optimisation des processus comptables et financiers.
• En relation avec le directeur du développement, vous participez à la constitution des candidatures dans le cadre d’appel d’offres publiques
• Fournir et tenir à jour les pièces administratives exigées par nos clients.

Gestion RH / social

• En collaboration avec la direction et les responsables de BU, vous assurez l’onboarding matériel et qualitatif des nouveaux arrivants.
• Tenir à jour les plannings de congés et RTT.
• Gérer les variables de paie ainsi que gestion administrative du personnel en coordination avec la direction et notre cabinet comptable.
• Aide au processus de recrutement (tri des candidatures, interface avec les candidats) et gestion administrative des embauches.
• En relation avec notre Happycultrice (personne en charge de la QVT), vous veillez à ce que les conditions de travail soient agréables pour tous (moment de convivialité, organisation séminaire agence).

Gestion des services généraux

• Assurer la logistique et l’intendance des locaux, y compris la communication des informations pratiques, la réservation des salles de réunion et la gestion de certains prestataires.

• Superviser les achats de fonctionnement de l’agence, controler les coûts, gérer les stocks de matériels et de fournitures, notamment informatique et bureautique, dont le paramétrage des outils pour les nouveaux collaborateurs.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• CDI
• Rémunération : fixe 36 K
• Télétravail : 2 jours / semaine
• Lieu : Paris 18ème (Métro Place de Clichy)
• Début : dès que possible

PROFIL RECHERCHÉ

• Bac+3/+5 dans le domaine de la gestion financière ou administrative ou ressources humaines, si possible en agence de communication
• Polyvalent.e, rigoureux.euse, organisé.e
• Maitrise indispensable du Pack Office (Word, Powerpoint, Excel,Sharepoint…)
• Sensibilité aux enjeux écologiques, sociaux et sociétaux