L’heure de la fin de l’abondance a sonné. Et avec elle, notre façon d’organiser des événements. Mais repenser les formats en prenant en compte cette nouvelle contrainte offre de nouvelles pistes créatives qui permettent de réduire le coût écologique de l’organisation d’évènements, notamment en matière numérique.
Les effets négatifs sur le climat du secteur de l’événementiel, notamment professionnel – déplacements, séminaires, conférences, ateliers- ont été soulignés à de multiples reprises. Ces événements, qui restent indispensables pour le développement de projets ou la cohésion entre salariés, ont un coût écologique qu’il est aujourd’hui important de relever, au-delà de leur intérêt humain et professionnel.
Faut-il pour autant généraliser la virtualisation des événements ? Pourquoi pas, mais le numérique aussi a un coût en matière d’environnement. Angle mort de la décarbonation, la sobriété numérique est souvent reléguée au second plan, derrière la nécessité de réduire notre dépendance aux énergies fossiles. Pourtant, selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME), les activités numériques représentent 3,5% des émissions de CO2 dans le monde.
Comment l’événementiel peut-il trouver ce juste milieu entre présence et “à distance” ? Pistes de réflexions, dans un monde où la virtualisation ne doit pas être l’alpha et l’omega de l’événementiel, mais bien un atout qui doit être pensé en amont.
Selon un rapport publié dans l’International Journal of Environmental Studies, 19 % des émissions totales d’un événement virtuel sont produites par des réunions de planification pré-conférence. « L’envoi continu de mails entre collaborateurs avec les clients n’est pas toujours utile à tout le monde et pourtant, additionnés, ils ont un impact sur l’environnement », explique Fabienne Guilbert, directrice associée de Brainsonic Live. « Il est plus actuel et intelligent d’utiliser des modes collaboratifs pour les échanges afin de minimiser le nombre de pièces jointes et de mails. Utiliser des plateformes comme WeTransfer, qui détruisent automatiquement tous les fichiers partagés après une certaine date donnée, permet de réduire le bilan carbone de l’événement ».
L’envoi d’e-mail est aujourd’hui si ancré dans nos usages professionnels qu’il peine à être remis en question. Il se conserve dans le temps, se classe, se partage en un clic. En un mot, sa simplicité d’utilisation en a fait un outil indispensable pour les clients et collaborateurs. S’il n’est pas question de le supprimer de nos usages, ne faudrait-il pourtant pas collectivement rationaliser nos pratiques ? Car au-delà de son impact écologique, il peut symboliser une culture d’entreprise qui peine à sortir de la dépendance aux mails. « De nombreuses agences sont enlisées dans une culture informatique qui repose sur les mails, l’absence des termes de culture d’entreprise, d’organisation du travail et de collaboration », explique Frédéric Cavazza, expert sur les sujets de la transformation numérique.
L’usage de plateformes de communication collaborative, comme Slack ou Teams, permet ainsi de réduire considérablement son empreinte numérique, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation. Un premier pas vers la sobriété énergétique, qui permet aussi de renforcer l’aspect collectif du travail. Mais comment passer à l’étape supérieure et rendre ses événements numériques plus sobres ?
Interroger ses pratiques et responsabiliser
La virtualisation de l’événementiel a de nombreux atouts pour les professionnels : les e-visiteurs n’ont plus à se déplacer et la portée des événements est décuplée, des économies de moyens et de temps sont faites en matière d’organisation et leur viralité numérique peut prendre une ampleur nouvelle (moteurs de recherches, SEO, présence sur les réseaux, etc).
Toutefois, leur empreinte écologique est plus complexe à mesurer : stockage de données, bande-passante utilisée, multiplications d’équipements informatiques, etc. Comment trouver la bonne balance ? « Il faut aussi être dans cette démarche d’accepter nos déviances. En tant qu’agence, nous essayons d’être dans une logique de créer des événements les plus éco-responsables possible », reprend la directrice de Bransonic Live. « (…) On va parfois être dans une course à la qualité en ligne. Avec l’installation de caméras 4K, la diffusion en ultra HD, ce genre de choses. On n’a pas forcément besoin de cela ». Et si la sobriété numérique passait avant tout par un questionnement : mon événement va-t-il avoir besoin de ce type de matériel à fort impact écologique ? Est-il possible de couper le stream pendant la pause ? Pouvons-nous sensibiliser les participants au cours de l’événement lui-même ?
L’objectif est de rationaliser, centraliser et optimiser chaque maillon de la chaîne parce qu’on maîtrise mieux ce que l’on peut mesurer. Quitte, parfois, à préférer un événement local et physique plus maigre en ressource. « Trouver un lieu bien desservi par les transports en commun, commander un traiteur qui utilise des produits locaux, utiliser des produits recyclables, des éclairages à basse consommation… Il existe un tas de façons de rendre nos événements moins polluants », conclut Fabienne Guilbert.
Pour en savoir sur les bonnes pratiques de sobriété numérique et réduire son impact lorsque l’on est une agence de communication événementielle, téléchargez le guide de LÉVÉNEMENT !
