Conseils pour établir une relation financière juste
Honoraires, acomptes, échéances… la rémunération est l’un des piliers de la confiance entre commanditaires et agences, et un sujet stratégique dans l’événementiel. En effet, des sommes parfois considérables doivent être engagées très en amont des projets.
Pour éviter que la rémunération ne devienne un sujet de tension et favoriser des relations de confiance, LÉVÉNEMENT formule une série de recommandations.
- Parlez d’argent rapidement et régulièrement avec clarté, précision et transparence. N’hésitez pas à vous mettre autour de la table, dès le début et tout au long du projet, pour expliquer la structure des prix, les devis, parler des acomptes nécessaires pour réserver les prestations.
- Définissez les besoins en financement, et donc les échéances, tout au long du projet. Il arrive trop souvent aux agences de devoir avancer les sommes nécessaires pour réserver les lieux et les prestataires, ce qui les fragilise fortement.
- Établissez un bon de commande évolutif. Un budget événementiel évolue en permanence, parfois même jusqu’au Jour J. N’attendez pas la présentation du budget final pour émettre un bon de commande.
Les composantes de la rémunération des agences
Pour clarifier leur rémunération, LÉVÉNEMENT recommande aux agences de structurer leurs devis en 3 parties, et de fonder leurs calculs sur le temps à passer à chacune de ces étapes :
- La conception-création correspond à la recommandation stratégique et créative de l’agence : elle s’exprime en temps passé ou au forfait, et en livrables (note écrite, concept, maquettes, roughs…) remis lors de l’appel d’offres et mis au point en début de mission.
- Le temps-homme recouvre les temps de conseil et de création (programme, identité et audiovisuels…), de gestion de projet, et de gestion logistique et technique nécessaires pour réaliser la recommandation validée, et réussir l’événement. Le temps-homme peut également inclure le suivi post-événement et les mesures d’impact.
- Les honoraires de maîtrise d’œuvre concernent les achats que l’agence effectue pour le compte de son client : contrat, négociation, signature des bons de commande, suivi et vérification des livraisons, règlement des factures. Elle s’assure de la fiabilité de ses partenaires sur les plans juridique, sécurité, social… et assume le risque en cas de défaillance.
Pourquoi rémunérer la conception-création ?
L’idée créative est le cœur de métier des agences de communication événementielle. C’est-ce qui donne de la valeur à leur accompagnement. Pour être pertinente, l’idée créative requiert expérience et expertise. Elle est indispensable pour réaliser un événement cohérent (dans le fond et la forme) qui marque les mémoires et transmette les messages aux publics concernés. Ainsi, l’idée créative guide les choix de format de l’événement, la ligne éditoriale, l’identité visuelle, la mise en scène, le dispositif de promotion de l’événement…
Les 3 paramètres qui permettent de fixer un prix de journée
Les agences font intervenir plusieurs types d’experts. L’intervention de chacun est évaluée en temps passé et facturée selon un prix de journée qui inclut les paramètres suivants :
- Le taux de vente moyen des journées d’un collaborateur (10 jours par mois), le reste des jours ouvrés étant consacré aux réunions de fonctionnement, RTT, formations, appel d’offres non rémunérés…
- Les coûts de structure fixes : bureaux, matériel, fonctions support agence…
- Les coûts et charges liés aux collaborateurs : prévoyance, mutuelle, charges sociales, rémunération…
Les trois grands types d’experts intervenant pour un événement
- Pour le conseil et le pilotage : directeur·rice conseil, directeur·rice de clientèle, directeur·rice de projet, chef·fe de projet….
- Pour la création, la conception et la scénarisation : directeur·rice artistique, directeur·rice de création, concepteur·rice-rédacteur·rice, consultant·e contenu, planneur·se stratégique, scénographe…
- Pour la production et la logistique : directeur·rice technique, responsable technique, directeur·rice de production, chargé·e de production…
Pour aller plus loin
Le Guide LESSENTIEL, pour des relations annonceur-agence à forte valeur ajoutée (2022)
Ce guide conçu par LÉVÉNEMENT Association, vous donne les clés pour établir des relations mutuellement bénéfiques, saines, créatives. Les conseils portent sur 3 axes : le choix de l’agence, la rémunération et la pérennisation de la relation.
La webTV [A]live consacrée aux Appels d’offres (2021)
LÉVÉNEMENT Association a réuni pour cette émission des acheteurs de grands Groupes (LVMH, Manpower, Groupe Renault…), des organisations professionnelles (La Filière Com, UCC Grand Sud) et des agences pour débattre des solutions pour mener des appels d’offres plus responsables.
Lignes de conduite pour des consultations publiques plus responsables et attractives, La Filière Communication (2023)
Les Lignes de conduite pour des consultations publiques plus responsables et attractives sont destinées à tous types d’acheteurs publics, et à toutes les organisations soumises au Code de la commande publique, ayant pour projet de mettre en œuvre une procédure de passation de marché public quelle qu’elle soit.
Le guide de la relation annonceur-agence conseil en communication événementielle (Guide AACC – LÉVÉNEMENT – UDA)
Ce guide a pour objectif d’aider les donneurs d’ordres et leurs agences à valoriser les meilleures pratiques afin de mener à bien une collaboration en toute sérénité.
Le guide d’achat public de prestations en communication (2015)
Ce guide, établi par le Gouvernement, s’adresse autant aux donneurs d’ordre publics qu’aux agences de communication événementielle. Il formule des recommandations pour faciliter la conception, l’animation et la réponse aux appels d’offres publics.
La charte “La Belle Compétition”, 2014
Fruit d’une réflexion et démarche commune de l’AACC, LÉVÉNEMENT Association, Association Design Conseil, Syndicat du Conseil en Relations Publics, Udecam et Union des Marques, la charte “La Belle Compétition” invite le secteur à mener les appels d’offres dans un esprit de transparence, responsabilité et sincérité. .
