Les règles d’un appel d’offres responsable
Nos Recommandations
Les 6 règles d’un appel d’offres efficace et responsable
Organiser et participer à un appel d’offres est un véritable investissement. C’est pourquoi LÉVÉNEMENT a défini 6 règles qui contribuent à optimiser le rapport temps-efficacité et à préserver l’équilibre économique des agences mises en compétition. En suivant ces règles, vous augmentez vos chances d’obtenir le meilleur des agences, que ce soit en termes de créativité ou de capacité à optimiser votre budget.
- Interrogez 3 agences maximum et assurez l’équité de traitement,
- Rédigez un brief incluant le budget et le nombre de compétiteurs, et faites-le valider par les décisionnaires finaux,
- Offrez aux agences la possibilité de poser des questions durant le processus de réflexion et mettez-les le plus tôt possible en relation avec les bons interlocuteurs.
- Donnez un délai de réponse raisonnable compte tenu des livrables attendus, avec a minima 3 semaines entre le brief et la remise de la recommandation afin d’obtenir des réponses de qualité.
- Demandez un nombre suffisant mais limité de livrables, pour vous permettre d’évaluer les capacités des agences sans pour autant leur demander de mener l’intégralité de la réflexion.
- Prévoyez d’indemniser les participants non retenus.
Pourquoi indemniser un appel d’offres ?
Les agences que vous mettez en concurrence mobilisent durant toute la compétition une équipe – qu’elles payent – pour réfléchir à votre événement, contacter les prestataires, imaginer un nom, une identité, des décors… réaliser des roughs, une vidéo, rédiger la recommandation, établir le budget détaillé, proposer une méthodologie de travail… et vous présenter tout cela le jour J.
Par ailleurs, leur carnet d’adresses, leur capacité de négociation, leurs idées créatives… sont leur fonds de commerce. Il ne serait pas équitable, ni pérenne, que vous exigiez d’elles qu’elles vous en fassent intégralement cadeau dans le cadre d’un appel d’offres.
Quand organiser un référencement ?
Vous allez avoir des besoins nombreux, récurrents, variés en événementiel sur les 2 ou 3 prochaines années ?
En organisant un référencement, vous identifiez et contractualisez avec des agences pouvant répondre à la diversité de vos besoins sur le long terme.
L’intérêt : lorsque vous aurez besoin d’accompagnement, vous pourrez compter sur des partenaires qui vous connaissent, qui seront déjà engagés et avec qui vous avez une relation de confiance. Vous gagnez du temps, et avez l’assurance d’être conseillé avec pertinence et créativité.
Les Guides et les Ressources
• Le Guide LESSENTIEL pour des relations annonceur-agence à forte valeur ajoutée (2022)
Ce guide conçu par LÉVÉNEMENT Association, vous donne les clés pour établir des relations mutuellement bénéfiques, saines, créatives. Les conseils portent sur 3 axes : le choix de l’agence, la rémunération et la pérennisation de la relation.
• L’émission « Appels d’offres : la ligne rouge est franchie » de la webTV de LÉVÉNEMENT [A]LIVE, qui réunit des acheteurs de grands Groupes (LVMH, Groupe Barrière, Manpower, Groupe Renault…), des organisations professionnelles (La Filière Com, UCC Grand Sud) et des agences pour débattre des solutions pour mener des appels d’offres plus responsables.
• Lignes de conduite pour des consultations publiques plus responsables et attractives, La Filière Communication (2023)
Les Lignes de conduite pour des consultations publiques plus responsables et attractives sont destinées à tous types d’acheteurs publics, et à toutes les organisations soumises au Code de la commande publique, ayant pour projet de mettre en œuvre une procédure de passation de marché public quelle qu’elle soit.
• Le guide de la relation annonceur-agence conseil en communication événementielle (Guide AACC – LÉVÉNEMENT – UDA)
Ce guide a pour objectif d’aider les donneurs d’ordres et leurs agences à valoriser les meilleures pratiques afin de mener à bien une collaboration en toute sérénité.
• Le guide d’achat public de prestations en communication (2015)
Ce guide, établi par le Gouvernement, s’adresse autant aux donneurs d’ordre publics qu’aux agences de communication événementielle. Il formule des recommandations pour faciliter la conception, l’animation et la réponse aux appels d’offres publics.
• La charte “La Belle Compétition”, 2014
Fruit d’une réflexion et démarche commune de l’AACC, LÉVÉNEMENT, Association Design Conseil, Syndicat du Conseil en Relations Publics, Udecam et Union des Marques, la charte “La Belle Compétition” invite le secteur à mener les appels d’offres dans un esprit de transparence, responsabilité et sincérité.
