La gestion de vos participants est l’une de vos préoccupations principales et pour cause: sans eux, votre événement n’a pas d’intérêt, ils contribuent à votre réputation et en parleront à leur entourage. En effet, une gestion (presque) parfaite de vos participants est cruciale pour un événement réussi! Suivez notre liste de 5 conseils pour bien gérer vos participants.
Conseil n°1: préparez-le terrain.
Il est important de connaître le nombre de personnes qui vont se rendre à votre événement pour la simple et bonne raison qu’il vous faudra choisir un lieu avec une capacité d’accueil suffisante. Lorsque vous enverrez les formulaires d’inscription vous aurez de la visibilité sur le nombre de participants attendu et programmez des e-mails de relance type “Save the date” avant le jour J. Toutes les réponses seront reportées dans votre CRM, ce qui vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur le nombre exact de vos participants. Etablissez une liste des activités qui seront proposées lors de votre événement. Cette étape est importante pour la configuration des différents espaces. Exploitez l’IA pour la répartition des participants en groupes homogènes et pour les différents ateliers: vous gagnerez considérablement du temps.
💡 Astuce:
Créez une application que vos participants auront préalablement téléchargé. Pensez à l’émargement numérique grâce à un QR code, cela vous permettra de savoir quels participants sont arrivés sur les lieux et ils auront leur espace personnel avec le programme de l’événement mais également un agenda personnalisé!
Conseil n°2: l’accessibilité pour tous
Essayez de vous imaginer àla place d’une personne à mobilité réduite: l’événement auquel vousassistez n’est pas du tout adapté à vos besoins, quasiment rien n’est accessible et vous ratez des ateliers, vous avez l’impression de passer à côté et vous vivez une mauvaise expérience.
Un des points importants dans l’organisation de votre événement est la gestion des participants présentant un handicap. Renseignez-vous en amont (créez un champ supplémentaire dans le formulaire d’inscription) afin de mettre en place des dispositifs adaptés et de satisfaire leurs besoins spécifiques. Il ne faut pas qu’ils se sentent exclus, rendez votre événement le plus accessible possible. Bien que le concept des stand-up meeting est un excellent moyen de favoriser la productivité, prévoyez des zones où les personnes à mobilité réduite pourront s’asseoir.
En 2011, l’association Aditus, qui a pour objet la promotion la conception et le développement d’outils et de modèles d’accessibilité a rédigé un mode d’emploi sur l’accessibilité événementielle téléchargeable gratuitement et disponible pour tous. Cliquez ici
Conseil n°3: guidez vos participants
Rien n’est plus pénible que de se retrouver dans un événement ou l’on ne peut se repérer, ne pas avoir d’indications sur l’endroit où l’on se trouve et tourner en rond! Toujours dans l’optique d’offrir la meilleure expérience à vos participants, pensez à les guider au mieux: installez des supports indiquant les numéros de stand et faites installer des plans interactifs afin qu’ils puissent facilement se repérer. Vous minimiserez les retards et vos ateliers se dérouleront conformément au planning que vous aurez mis en place.
💡 Actuce:
Dans l’application dédiée à votre événement, créez une rubrique “Infos Pratiques” afin qu’ils aient un plan et toutes les informations à portée de main!
Conseil n°4: La sécurité avant tout
En tant qu’organisateur d’événements, il y a une multitude de risques potentiels auxquels vous devez faire face. Vous êtes responsable de la sécurité de vos participants et devez mettre en place des dispositifs respectant les règles en vigueur. Briefez vos équipes sur les procédures à respecter, assurez-vous qu’elles identifient les issues de secours en cas d’urgence ainsi que les postes de sécurité. Vos participants doivent être rassurés et pour cela, il faut qu’ils sentent qu’en situation de crise ils peuvent compter sur les agents pour assurer leur sécurité.
Tout comme la sécurité physique de vos participants, la sécurité de leurs données est primordiale. Selon la loi RGPD du 20 juin 2018 en vigueur, prenez les mesures nécessaires pour leur garantir la sécurité de leurs données collectées via l’application de votre événement. Si la CNIL prend connaissance d’un manquement à la règle, des sanctions peuvent être appliquées à votre encontre.
Conseil n°5: prenez en compte chaque détails
Lorsque vous partagez un bon repas, accompagné de personnes avec qui vous échangez sur des sujets divers et variés passionnants, où vous nouez des liens amicaux et professionnels, vous en gardez un bon souvenir, non? 😉 Vous l’avez compris, autant lier l’utile à l’agréable, prévoyez assez de quantité sans négliger la qualité. Offrez une véritable expérience culinaire à vos participants!
💡 Actuce:
Dans le formulaire d’inscription, ajoutez des champs leur demandant d’indiquer s’ils ont des allergies ou restrictions alimentaires. Pensez à indiquer les ingrédients contenus dans les plats proposés cela fluidifiera le service.Toujours dans l’application dédiée, téléchargez le menu des plats proposés à vos participants et pour aller encore plus loin dans la personnalisation, laissez-leur le soin de choisir leur repas: ils n’auront plus qu’à donner leur numéro de commande aux serveurs 😉
