Comment booster son événement grâce au digital ?

Ce n’est un secret pour personne : la vague du digital a inondé le marché de l’événementiel.Pourtant, selon Numevent, moins de 30% des organisateursutilisent des outils numériques pour gérer les entrées et les inscriptions de leur événement. Vous avez donc tout intérêt à vous lancer, si ce n’est pas déjà fait.

Afin d’attirer plus de visiteurs, et in fined’augmenter votre taux de conversion, nous allons vous expliquer comment exploiter pleinement le potentiel d’Internet et des nouvelles technologies dans votre stratégie de communication événementielle.

Pourquoi élaborer une stratégie de communication digitale pour mon événement ?

Au-delà de la logistique, la communication est un élément-clé de l’organisation de votre événement. Si l’affichage ou les spots publicitaires restent des canaux très utilisés, la communication digitalene doit pas être négligée.

Vous n’êtes pas convaincus ? Sachez qu’aujourd’hui, 16 millions de Français sont inscrits sur LinkedIn, plus de 33 millions sur Facebook et 37,5 millions d’utilisateurs se rendent sur YouTube chaque mois (source : Le Blog du Modérateur).

Utiliser les canaux digitaux pour promouvoir votre événement, c’est toucher des milliers de personnes potentiellement intéressées par votre offre, et améliorer votre taux de conversion de manière considérable.

Avant le jour-J : 7 conseils pour mettre le digital au service de votre événement

En tant qu’organisateur, vous savez que le “jour J” d’un événement n’est que la face émergée de l’iceberg. Le chemin jusqu’à l’accomplissement de votre projet est souvent long et sinueux. Et croyez-le ou non, la communication fait partie intégrante de cette préparation !

Voici 7 actions à mettre en place en amont afin de nourrir votre stratégie de communication digitale :

1. Envoyez un email à l’ensemble de votre communauté afin d’annoncer votre événement quelques mois ou semaines à l’avance. Vous pouvez également ajouter une section “Événements” à votre newsletter afin que vos abonnés soient mis au courant de votre actualité événementielle.

2. Parlez de l’événement sur les réseaux sociaux  : Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube. Attention toutefois à bien sélectionner les réseaux sur lesquelles se trouve votre cible. Pour des événements professionnels, préférez LinkedIn à Instagram par exemple.

3. Créez une page de contact, ou “landing page” afin de promouvoir l’événement, voire de permettre aux internautes de s’y inscrire. L’idéal est de mettre en place une page dédiée sur votre site internet, sur laquelle vos visiteurs peuvent connaître toutes les informations dont ils ont besoin, et même réserver en ligne. Pratique pour l’analyse post-event !

4. Ajoutez des call-to-action sur votre site, dans vos articles de blog et dans vos campagnes d’emailing. Comme son nom l’indique, un call-to-action est un “bouton” sur lequel le visiteur est incité à cliquer pour réaliser l’action que vous souhaitez (télécharger un contenu, s’inscrire à un événement, acheter un produit, contacter un expert…). Vos call-to-action pourront par exemple renvoyer les visiteurs vers la landing page créée spécialement pour votre événement.

5. Publiez des contenus autour de l’événement : articles, ebooks, vidéos…. Rédiger un contenu autour du thème de votre événement (tout en gardant une part de mystère), c’est susciter l’intérêt de vos visiteurs, et donc leur donner envie de venir pour en savoir plus ! N’hésitez pas à varier les formats, pour intéresser le plus de monde possible.

6. Proposez de l’interactivité avant l’événement. Pour la sortie du 7ème film de la saga, Warner Bros. a par exemple proposé aux fans de Harry Potter de choisir la ville qui accueillerait l’avant-première. Internet est l’endroit idéal pour l’interactivité et de nombreux outils sont à votre disposition pour cela : questionnaires interactifs, sondages sur les réseaux sociaux, jeux concours… Vous pouvez par exemple demander l’avis aux internautes sur les activités auxquelles ils auraient envie de participer lors de votre événement, ou sur les invités qu’ils ont envie de rencontrer, etc.

7. Trouvez des ambassadeurs qui feront la promotion de votre événement sur les réseaux. Selon le “Rapport sur le marketing d’influenceurs 2018”, 28,1% des professionnels interrogés ont déclaré travailler principalement avec des influenceurs au cours d’événements. Visibilité de votre marque, promotion de votre événement, intérêt des internautes… Vous avez tout à y gagner !

Bonus – TEDx Paris 2018 a eu une idée de génie : ouvrir la billetterie en avance pour les personnes abonnées à leur newsletter. Collecte de données, taux de conversion qui explose, voilà un concept plus qu’intéressant !

Le jour-J : maximisez la communication autour de votre événement grâce au digital

Une fois votre événement terminé, il peut être pertinent de poursuivre vos actions de communication digitale pour vous permettre de traiter les retours, de raviver les souvenirs de vos invités, et de collecter des informations capitales pour optimiser vos événements futurs.

• Publiez la documentation utilisée lors de l’événement : brochures, présentation PowerPoint, conférences filmées… Cela permettra aux personnes qui n’ont pas pu participer à l’événement de se tenir au courant des informations et des activités qui y ont eu lieu, et pour les autres, de se rendre compte de la qualité de votre événement. Cela leur donnera certainement envie de s’inscrire au prochain !

• Publiez des contenus autour de votre événement : articles de blog, ebooks et vidéos sont les meilleurs moyens de faire un résumé de votre salon ou de vos conférences. Ajoutez ces contenus à votre newsletter, et donnez envie à ceux qui n’ont pas pu se déplacer de réserver une place pour vos événements futurs.

• Récoltez et diffusez des témoignages. Les témoignages de participants vous rendront crédibles aux yeux de votre communauté. Sans aucun doute, la plupart seront positifs, vous pourrez alors les ajouter à votre site, et ainsi prouver votre sérieux et votre professionnalisme.

• Faites le point sur les actions menées avant, pendant et après l’événement. Les canaux digitaux ont l’immense avantage de mettre à votre disposition différents outils qui permettent d’évaluer l’impact de vos actions : combien de personnes ont été touchées ? Cela a-t-il suscité de l’interaction ? Récolter et analyser ces données vous permettra d’avoir une vision plus claire de vos résultats, voire de mettre en place des mesures pour les améliorer dans le futur.